Scanarea documentelor: ce este și care sunt pașii pe care trebuie să îi urmezi

Scanarea documentelor

Cuprins:

Scanarea documentelor nu este un proces complicat, iar dacă folosești această modalitate pentru a trimite fișiere, poți salva atât timp, cât și bani. Comparat cu trimiterea prin fax, poștă sau curier, scanarea este mult mai rapidă.

Dacă vrei să folosești scanarea acasă sau la locul de muncă, este important să știi exact ce implică acest act, care sunt beneficiile și cum să scanezi un document, pas cu pas.

Ce este scanarea 

Scanarea documentelor
Scanarea documentelor

Există mai multe tipuri de scanare, dar în acest articol ne referim strict la scanarea documentelor. Deci, scanarea documentelor este procesul de transferare a imaginii unui document în format digital, folosind un dispozitiv de scanare.

În termeni simpli, dacă ai în mână o foaie dintr-o carte, prin scanare poți să ai o poză digitală cu informațiile exacte de pe foaie. Poți scana orice tip de document, de la cărți, foi de calcul la poze printate.

Ce înseamnă scanare

Multe firme aleg să își scaneze imaginile pentru a crește productivitatea și pentru a oferi acces la informații unui număr mai mare de persoane. Scanarea se referă în principal la transformarea unui document într-o imagine digitală.

Dacă vrei să profiți la maximum de capabilitățile scanării, ai nevoie și de un program de recunoaștere optică a caracterelor (OCR). Dar ce face mai exact acest OCR?

Spre exemplu, tu ai scanat o carte. Fără OCR, ai doar imagini cu fiecare pagină în format digital. Cu OCR, fiecare caracter va fi interpretat de program astfel încât la final să ai un fișier editabil (WORD sau PDF), în care poți căuta diverse cuvinte sau expresii.

OCR este foarte util dacă vrei să creezi o bază de date în care diverse persoane să poată căuta informații. Mai este recomandat și când vrei să citezi exact un pasaj și nu vrei să scrii de mână. În câteva secunde, ai cuvintele transferate în calculator.

Care sunt beneficiile scanării

Din ce în ce mai multe firme renunță la stocarea fizică și aleg să păstreze informațiile în format digital. Iată care sunt beneficiile scanării:

  • Economisești bani: Stocarea documentelor în dulapuri speciale implică mai multe costuri: spațiul care trebuie cumpărat sau închiriat și mai apoi copierea acestora de fiecare dată când cineva are nevoie de o informație;
  • Acces facil la informații: Stocarea pe hârtie este foarte ineficientă; de fiecare dată când cineva are nevoie de un fișier, acesta trebuie căutat în arhive și mai apoi copiat ca să îl poată citi mai mulți oameni în același timp; prin scanare, oricine poate accesa documentele cu o simplă căutare;
  • Salvezi mediul: dacă transformi documentele în imagini digitale, vei folosi mai puțină hârtie și cerneală; astfel, îți vei reduce amprenta de carbon.

Cum se scanează

Scanner documente
Scanner documente

Pentru a începe procesul de scanare ai nevoie de un scanner. Există mai multe modele pe care ți le explicăm mai jos iar dacă ai de scanat doar un document și nu ai nevoie de o calitate foarte bună, poți folosi chiar telefonul. Există aplicații speciale care îți vor fotografia documentele, asemănător cu un scaner.

Există trei tipuri principale de scanere: plate, cu alimentare de hârtie și mobile. Primele două pot fi integrate și într-o imprimantă multifuncțională.

Scanerele plate seamănă cu un copiator iar pentru a le folosi trebuie să plasați documentul pe suprafața plată de scanare, să închideți capacul și să așteptați ca dispozitivul să scaneze toată suprafața.

Scanerele cu alimentare de hârtie au un mecanism care trage hârtia pentru a o scana. Sunt ideale pentru foi simple, dar nu pentru cărți sau poze, deoarece sunt prea groase pentru a intra în orificiul dedicat.

Scanerele mobile sunt mai ușor de folosit deoarece pot fi ținute în mâna și sunt utilizate în special pentru inventarierea materialelor pentru că pot citi rapid un cod de bare.

Când alegi un scanner e bine să fii atent și la rezoluția optică a acestuia. Cu cât rezoluția este mai mare, cu atât calitatea imaginii obținute este mai mare. Ai în vedere că și timpul de scanare va crește odată cu rezoluția.

Pașii pentru scanarea unui document 

Primul pas înainte de scanare este să te asiguri că scanerul este curat și nu are urme de praf sau impurități, mai ales dacă nu a fost folosit o vreme. Poți folosi o cârpă curată și uscată pentru a șterge suprafața de scanare.

Iată ce trebuie să faci în continuare:

  • Scanerul va avea o suprafață delimitată și marcată unde trebuie să plasezi documentul;
  • Aliniază documentul (foaia, cartea, fotografia) în funcție de marcajele aparatului;
  • Închide cu grijă capacul scanerului, fără să miști documentul;
  • Apasă butonul de Scan de pe scaner și alege calculatorul unde vrei să fie trimisă imaginea;
  • Mai poți scana și direct din calculator, folosind software-ul de la instalarea scanerului;
  • Când scanarea este completă, ți se va deschide o fereastră unde poți vedea imaginea scanată;
  • Verifică dacă este corectă și mai apoi salvează fișierul cu un nume descriptiv.
Pasi scanare documente
Pasi scanare documente

Scanare față verso

Pentru că scanerele sunt deseori asociate cu imprimantele, există și expresia scanare față-verso. Un xerox poate fi pe ambele fețe ale unei foi, pentru că tot ce trebuie să faci este să întorci hârtia și să imprimi pe partea cealaltă.

În schimb, la scanare, fiecare față este transformată într-o imagine. Pe care mai apoi o poți printa pe ambele fețe ale unei foi dacă vrei să fie față-verso.

Poți folosi scanarea pentru a transforma documente, cărți, fotografii în imagini digitale, pe care mai apoi să le poți accesa ușor și să nu îți ocupe spațiu în plus în casă sau la birou.

Cand ai nevoie de un scaner de documente performant la un pret competitiv, intra aici si alege-ti modelul potrivit.

 

Sursă foto: Shutterstock.com

 


Comentarii (0)

Comentariul tau a fost trimis si va fi vizibil dupa aprobarea de catre un moderator.